Klauzula informacyjna dot. korespondencji
Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w związku z prowadzeniem korespondencji
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), informujemy, iż:
Administrator danych
Administratorem Pani/Pana danych jest Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Żory Sp. z o.o.
z siedzibą ul. Wodociągowa 10, 44-240 Żory, tel.: (32) 43 44 631, e-mail: sekretariat@pwik.zory.pl
Inspektor Ochrony Danych
Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować
za pośrednictwem adresu iod@pwik.zory.pl
Cel i podstawy przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu prowadzeniem rejestru korespondencji (przyjmowania korespondencji i udzielania odpowiedzi na otrzymaną korespondencję drogą papierową, drogą elektroniczna poprzez e-mail oraz e-Doręczenia)
Przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe na podstawie:
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO w ramach korespondencji prowadzonej przed zawarciem lub w ramach realizacji umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wykonania obowiązków prawnych wynikających z Ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz Regulaminu dostarczania wody i odprowadzania ścieków na terenie miasta Żory – w zakresie korespondencji dotyczącej reklamacji,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora tj.:
– umożliwienia kontaktu z administratorem oraz podejmowanie kontaktu z nadawcami,
– udzielania odpowiedzi na pisma,
– dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe będą udostępnianie wyłącznie upoważnionym pracownikom, podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów obowiązującego prawa, podmiotom, którym Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. obsługa informatyczna, skrzynka e-Doręczenia, usługa niszczenia dokumentów) oraz podmiotom świadczącym usługi pocztowe tj. Poczta Polska i firmy kurierskie.
Okres przetwarzania danych
Okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych zależy od celu w jakim dane są przetwarzane oraz od charakteru korespondencji.
Przykładowe okresy, przez jakie dane osobowe mogą̨ być przechowywane:
– dane wynikające z realizacji umowy – do 6 lat od zakończenia współpracy.
– dane wynikające z postępowań reklamacyjnych lub wniosków wniesionych do administratora – do czasu wniesienia sprzeciwu lub do 6 lat w związku z przedawnieniem roszczeń Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa dotyczącymi archiwizacji.
Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Pani/Panu (w sytuacjach wskazanych przepisami RODO):
• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo usunięcia danych, jeżeli nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych z szczególną Państwa sytuacją zgodnie z art. 21 RODO.
• prawo do przenoszalności danych, jeśli jest to technicznie możliwe
Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
Obowiązek podania danych
Podanie danych osobowych, przetwarzanych w ramach prowadzonej korespondencji jest dobrowolne, lecz niezbędne do wykonania niektórych czynności jak np. rozpatrzenie reklamacji lub udzielenie odpowiedzi na przesłane pytanie. W sytuacji niepodania wskazanych danych osobowych możemy odmówić udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość.
Zautomatyzowane przetwarzanie
Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.